情報共有ツールStockならチャットも情報ストックもタスク管理も

stockはチームの情報を最も簡単に残せるツール 時間術/仕事術

Stock(ストック)という情報共有ツールを知っているだろうか。

このStockがなかなか秀逸で、気に入ってしまったので、その概要を紹介します。

わざわざ紹介するなら、このStockはよほどの多機能・高性能かといえば、いや、全然そんなことはありません。

はっきり言って、やれることは多くないです。
機能はごくシンプル

Stockにあるのは「ノート」「タスク」「メッセージ」そして、もちろん「メンバー」。
これだけ。

でも、これら4つがきっちりと紐づいて、内容を縦に見るだけじゃなくて、横切りにしたり特定のポイントで見ることで、チームの情報を残していけるようになっています。

複数の案件に、複数のメンバーが複雑に絡んで業務を進める制作現場でも、このStockなら情報共有のストレスが確実に減ると思うんです。

いや、実際、僕はストレスがかなり減りました。

このStockを使ってみて「現代の共同作業の情報の可視化ってこういうことなんじゃないだろうか」って、マジで思います。

人間の頭の中の情報処理の「感覚」が、ここに体現されているような、そんな気がします。

Stockを使ったら、もうチャットには戻れません。

なんで今まで、こういうツールがなかったのかな…

もし、情報共有じゃなくて、ガントチャートとかカンバンとか、そういう機能のあるかっちりしたタスク管理ツールを探しているのなら、これ以降は読まずにBacklogrepsonaなどを調べてみてください。どちらも使いやすくてオススメです。

Stockの機能:ノート / タスク / メッセージ / メンバー

Stock情報共有の流れは、おおよそ次のような内容を行ったり来たりしながら進めます。

  1. 案件が発生したら、新しい「ノート」を作って内容を書き込む。
  2. メンバーを追加する。
  3. ノートを見ながら、メッセージでやりとりする。
  4. タスクをメンバーに割り当てる。

基本はこれだけ。

Stockの出発点はいつも「ノート」です。
チャットとの大きな違いは、まず、この出発点。

  • チャットは、「メンバー」がいるところへ、出来事やタスクを投げて色々と会話する。
  • Stockは、「ノート」に出来事やタスクを書き起こして、「メンバー」が見にくる。

そして「ノート」を見ながら「メンバー」と「メッセージ」のやりとりをして、「メンバー」に「タスク」を割当てます。

その結果、「ノート」と「タスク」を紐づけて管理することができます。

タスクは「ノート」単位で見ることもできるし、「メンバー一覧」からは、どんな納期のタスクを誰がどれくらい持っているのかを見ることができます。

「タスク」は、「ノート」に紐づけせずにメンバーに割り振ることもできます。

利用シーン:定例ミーティングもブレストも顧客情報も

Stockは企業でも大学でも使われている

利用シーンは、記録しておく必要のあることなら、どんなことでも書き込んでStockできます。
だって、「ノート」ですから。

  • 定例会議の議事録
  • クライアントとの打ち合わせ
  • ブレインストーミング
  • 商品情報
  • オフィス機器の操作マニュアル
  • 人事・総務案件の通達
  • 日報・出退勤記録

会議など、きちんと記録を残しておきたい場合はもちろんです。

そのほか例えば、クライアントの商品情報などは、担当メンバーが同じレベルで把握しておきたいものですよね。

日々、顧客の商品を研究して調べて、情報を積み重ねながら業務を進めていかなければならないとき、どうやって、その都度その情報をメンバー全員に通達すればよいのか悩むところです。

Stockの「ノート」は、ちょっとした疑問気付きから大きな発見まで、どんどん書き込んでおくのにちょうど良いのです。

メンバーは、ノートをちょっと見ておけば、すでに誰かが解決していることで悩んだり、重複して調べたりすることがなくなります。

知識・情報を、チーム全体で積み重ねて行ける、これぞ情報共有ツール」というのが、このStockを使ってみた僕の実感です。

ところで、作成した「ノート」は、いつも全てが無条件に公開されてしまうわけではありません。
自分だけのマイフォルダを使えば、自分のメモとしても活用できます。

Stockは、企業だけではなくて、大学のゼミなど学生の学習の場でも使われているようです。

とてもシンプルなツールなので、どんな場面にもフィットするもっとも基本的な要素を持ったツールという証しなのだと思います。

スマホアプリで利便性は格段に上がる

Stockには、PCだけでなくスマホアプリも用意されています。

iPhoneでもAndroidでも、外出先から手軽にアクセスできます。

もちろん、PC版とリアルタイムに同期しています。

「ノート」は「フォルダ」に分けておく

なんでもかんでも書き込んで、あとで見るべき「ノート」を探し出せるの?
と、不安になるかもしれません。

ご安心を。

「ノート」は、「フォルダ」に分けておくことができます。

Stockでは「ノート」が中心となって情報共有をしていきますが、実は「ノート」をまとめる「フォルダ」の役割はとても重要です。

メッセージのやりとりも、この「フォルダ」単位でメンバーを追加してチャットしますから、ある案件が発生したらまずは「フォルダ」を作成してその中に「ノート」を作っていきます。

さらにこの「フォルダ」は、「グループ」にまとめることができます。

いつも使う書式は「テンプレート」を作成

定例会議の議事録などは、ヘッダー部分や見出しなど決まった形式で作成することが多いです。

そういうときは、定型の雛形をテンプレートとして予め作成しておくことができます。

「ノート」を書き始めるときに、テンプレートから必要なボタンをポチッとすれば、すぐに本題に取り掛かれます。

Stockは直感的にすぐ使える

Stockは、IT機器に慣れていない人でも、簡単に始められます。

多機能・高性能な製品なら、おそらくは利用説明会を開いたり、利用マニュアルの冊子を読んで「ふむふむ…」と時間をかけて使いこなす必要があるでしょう。

でもStockは、特別な説明なしでも、とりあえずURLにログインさえすれば使い始めることができます。

なぜなら、一番初めのスタート時には、わかりやすいコメントが誘導してくれますし、その後も、画面上には「ノート」や「フォルダ」といった普段から馴染みのあるものが並んでいるのですから。

また、Stockが、日本の企業が作ったシステムということもあって、妙な和訳に違和感を感じることもありません。

それに…
ちょっと気取った(?)外国の雰囲気の画面になんとなく怖気ずく(??)こともないというのも、いろいろな企業や学校で、世代を問わずStockが使われ馴染んでいる要因のひとつなのかもしれません。

無料プランでも十分使える

Stock(ストック)にはいくつかの利用プランが用意されていますが、まずは、無料版で試してみることができます。

資料のダウンロードも無料です。
資料では、Stockの基本機能や実際の利用画面などが見られます。

下記はStockの利用プランです。
(画面は2020.12.5現在https://www.stock-app.info/pricing.htmlより)

無料版でも、Stockに招待するメンバーの人数に制限はありませんが、ファイルの容量制限とノート数の制限はあるので、注意が必要です。

一番はじめに必要な項目を設定しながら、Stockにログインします

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