情報共有・タスク管理ツール – Stockの特徴・評判・使い方

stockはチームの情報を最も簡単に残せるツール 時間術/仕事術

Stock(ストック)は、情報共有ツールです。
情報をストックし、チームで情報を共有することができます。

情報にタスクを紐付けることで、タスク管理もできるようになっています。

ここ数ヶ月間このStockを使ってみたら、簡単な使い方でコミュニケーションをとりながら情報共有することができて、とても気に入りました。

というわけで、このStockをどこよりも詳しく紹介します。

Stockの特徴

Stockのノートに記載された日報の例

Stockの主な特徴として、次の8点をあげます。

機能がシンプル:「情報蓄積」「タスク管理」「チャット」

Stockの1番の特徴は、シンプルな機能と操作性です。

Stockにあるのは、「1.情報をノートにストック」「2.ノートにタスクを紐付ける」「3.ノートに紐づけられたチャット画面で会話する」この3つです。

あえて機能を絞ることで、ツール導入のハードルが下がり、運用のストレスが減り、その結果として管理ツールがすぐに定着することにつながります。

操作方法がわかりやすい

Stockは機能を絞った上に、さらに使いやすいUIが考えられているので、パソコンに不慣れでも直感的に使えます。

一般的に、タスク(ToDo)管理ツールやプロジェクト管理ツールと呼ばれるツールは、その多機能さ故に、機能や用語を理解して使いこなすのに時間がかかりがちです。

特に、IT操作に慣れていない人にとっては、パソコンでツールを開き、たくさんのメニュー項目の中から操作するということがハードルとなって、ツールを使うのが億劫になってしまう。

このStockは、「パソコン操作が苦手なITリテラシがそれほど高くない方たちでも、使い方の説明なしに利用できる」ことに主眼を置いて開発されたツールというだけあって、わざわざ「操作を覚える」ということが必要ないほど、使い方が分かりやすいツールです。

情報までのクリック数が少なく、アクセス性が良い

Stockは、ファイルを開くまでの道のりがとても短いです。

Stockに書き込んだ情報は、数回のクリックで表示することができます。

「昨日の打ち合わせの内容を確認しよう」と思ったら、「1. Stockを立ち上げ」「2. フォルダをクリック」「3. ノートをクリック」と、3ステップで情報に到達できます。

もし、Wordで作成されたドキュメントを開くとしたら、おそらくは共有サーバーにアクセスしたあとに、折り畳まれたフォルダを展開し、ファイルをダブルクリックするなどして開きます。

Wordの起動を待つことも必要かもしれませんが、Stockでは「待つ」ことは一切ありません。

情報を階層形式で蓄積できる

Stockでは、内容ごとに分類したフォルダを作り、その中にノートを作成して情報を書き込んでいきます。

進めているプロジェクトの中で、テーマごとにフォルダを作ることができるので、情報が並列ではなく階層構造を持って蓄積されていきます。

情報と紐付けて、タスク管理とチャットができる

Stockでは、ノートに書かれた情報が中心なので、タスク管理もチャットもノートとの紐付きがあります

「『Stockはチャットと違って、情報がストックされる』って言うけど、やっぱりチャットじゃないか!?」と言われそうですが、いいえ、そうではありません。

Stockのチャットは「ノートに紐づいた」というのが、大きな特徴です。

あくまでも、メインは「ノート」なので、一般的なチャットのように情報がどんどん過去に流れてしまうことがありません。

Stockのチャットでの会話がストックすべき情報であったなら、即座にその場でノートに書き加えることもできるのです。

大容量ファイルが添付できる

Stockには、無料版では1GB、大規模プランになると250GB以上のストレージが利用できます。

PCブラウザとアプリ(スマホ・タブレット)で使える

Stockには、ブラウザ版PCアプリ版スマホ版(Android、iPhone)に加え、タブレット版(Android、iPad)にも対応していて、ラインナップも充実しています。

ブラウザならURLですぐにアクセスできますが、PCアプリをインストールすればブラウザから切り離して使うことができます。

「パソコンのモニタ上では他の作業の邪魔になってイヤだ」というのならタブレット版、外出先ではスマホ版を使う、というように状況に応じて媒体を変えてアクセスすることができます。

注意したい点は、同じ種類の端末からは、同時に1端末でのログインしかできません
例えば、パソコンでの同時ログインは1台まで、スマートフォンでの同時ログインもスマホ1台まで、といった具合です。

▼パソコン版アプリのダウンロードはこちら
https://www.stock-app.info/download.html

▼Androidスマホ版、タブレット版のダウンロードはこちら
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.linklive.llstock

▼iPhone版、iPad版アプリのダウンロードはこちら
https://appsto.re/jp/MoJZkb.i

公式サイト https://www.stock-app.info/

セキュリティ対策がしっかりしている

Stockでは、セキュリティ対策にも力を入れていて、国際セキュリティ資格ISO27001(ISMS)を取得しています。

また、データセンターは世界でも最高レベルのセキュリティと信頼性を持つAmazon Web Services(AWS)、通信はすべてSSLを用いた暗号化をしています。

その他、2段階認証機能、システムの脆弱性対策、データベースのバックアップ体制などなど、セキュリティー対策もしっかりしています。

Stockの評判

Stockのツイートにリツイートしてくれた

Stockは、様々な業界・業種、規模のチームで導入されています。その中から、良い評判・悪い評判をまとめました。

  • 操作が簡単なので、すぐに使いこなせる。
  • グループウェアに入れない社外スタッフも招待できる。
  • スマホ・タブレットで外出先からも見れて便利。
  • 過去の情報が埋もれなくなった。
  • Slackとの連携が便利。
  • CSVからのインポートで、まとめ入力できて更に効率が上がった。
  • 無料版では削除・更新が簡単にできすぎる。
  • 無料版では使えるノート数が少ない。
  • Markdown記法に対応して欲しい。

Stockのアプリは「パソコン版」「スマホ版」「タブレット版」と出揃ったので、少し以前の「タブレットではイマイチ」という意見は払拭されているようです。

悪い評判というよりも、ちょっと残念な点としては「無料版はちょっと機能不足」というのは否めません。

無料版は、小さなプロジェクトや、お試し版としての利用や、あるいは家族の間で使ったりするのがちょうど良いのかもしれません。

Stockを利用しているチーム数は、2020年7月時点では50,000社と発表されていましたが、2021年3月末には60,000社を超えているとのこと。

Stockは、現在日本で最も注目されている情報共有ツールの一つとして話題になっているだけあって、高い評価が多いです。

私の使ってみた感想

私がStockを使ってみた最大の感想は「情報が可視化されて、作業の無駄が激減した」こと。

ざっくり言うと「知識・情報を、チーム全体で積み重ねて行ける、これぞ情報共有ツール」というのが、このStockを使ってみた私の実感です。

フォルダ分けされたメールボックスを見るような感覚で、情報が蓄積されているのも気持ちいいのです。

そのほか、Stock全体の印象をまとめてみました。

  • 共同作業が可視化されて、作業の無駄が激減した。
  • メールを見るような操作で、見たい情報を表示できる。
  • 機能がシンプルなので、画面もシンプルで見やすい。
  • 情報が入力しやすい。
  • すぐに操作に慣れたので、ツール導入が短時間で済んだ。
  • 印刷機能は、内容を見て書き込みしながらじっくり考えたいときに便利。
  • すっきりした画面の雰囲気がいい。

私がStockを使い始めたときは、まだPC版のアプリもなかったのでブラウザ版を使っていました。

その後、PC版アプリにしたら、Stockをブラウザから切り離せたことで使い勝手も良くなりました。

不満はないけど、強いて言えばやっぱり無料版では、データの削除が確認なしにすぐに実行されるのは、ちょっとこわいかな。

Stockの操作概要

Stoc:使い方の概要

少し具体的に、Stockの操作の流れを説明します。

Stockの操作は、おおよそ次のような内容を行ったり来たりしながら進めます。

  1. 案件などの分類ごとに「フォルダ」を作成し、その中に「ノート」を作って、書き込む。
    (公式サイト:新規フォルダを作成する
  2. この「フォルダ」単位で、メンバーを追加する。
  3. 必要に応じて、ノートを見ながらメッセージでやりとりする。
  4. タスクをメンバーに割り当てる。
    (公式サイト:ノートにタスクを設定する

Stockの使い方の基本は、この4つだけです。

Stockの出発点はいつも「ノート」です。
チャットとの大きな違いは、まず、この出発点です。

  • チャットは、「メンバー」がいるところへ、出来事やタスクを投げて色々と会話する。
  • Stockは、「ノート」に出来事やタスクを書き起こして、「メンバー」が見にくる。

そして「ノート」を更新したり追加したりしながら「メンバー」間で「メッセージ」のやりとりをして、「タスク」を割当てていきます。

その結果、「ノート」「タスク」「メンバー」が結びつきながら情報共有していくことができるのです。

タスクは、「ノート」単位で見ることもできるし、「メンバー一覧」で、どんな納期のタスクを誰がどれくらい持っているのかを見ることができます。

Stockの利用シーン

Stockは企業でも大学でも使われている

Stockはとてもシンプルなツールなので、共有したい情報があるなら、どんな業界のどんなチームでも、どんな内容でも、柔軟に対応でき、活用することができます。

次のようなシーンは代表的です。

  • 定例会議の議事録
  • クライアントとの打ち合わせ
  • ブレインストーミング
  • 商品情報
  • オフィス機器の操作マニュアル
  • 人事・総務案件の通達
  • 日報・出退勤記録    など

会議など、きちんと記録を残しておきたいことは、最も活用頻度が高い場面です。

そのほか例えば、クライアントの商品情報などは、担当チーム内で同じレベルで把握しておきたいものです。

日々、顧客の商品を研究して調べて、情報を積み重ねながら業務を進めていかなければならないとき、どうやって、その都度その情報をメンバー全員に周知させればよいのか、悩むところです。

また、プロジェクトの途中から入ってきたメンバーに、これまでの経緯を把握してもらう場合も、情報伝達に多くの労力を費やしてしまうようでは、生産性が悪すぎます。

Stockの「ノート」なら、ちょっとした疑問気付きから大きな発見まで、どんどん書き込んでおくのにちょうど良いのです。

メンバーは、ノートを見れば、すでに誰かが解決していることで悩んだり、重複して調べたりすることがなくなります

ところで、作成した「ノート」は、いつも全てが無条件に公開されてしまうわけではありません。
自分だけのマイフォルダを使えば、自分のメモとしても活用できます。

Stockは、企業だけではなくて、大学のゼミなど学生の学習の場でも使われる事例が増えているようです。

とてもシンプルで使いやすいツールなので、どんな場面にもフィットするツールという証しなのだと思います。

Stockには、コロナウイルス対策無料アカデミックプランというのもあります。

費用/プラン

Stock(ストック)にはいくつかの利用プランが用意され、価格も様々ですが、まずは、無料版で試してみるということができます。

上の画像はStockの利用プランの一部です。
(画面は2021.3.9現在https://www.stock-app.info/pricing.htmlより一部切り抜き)

2021年3月3日に、フリープランで作成できるノート数が「40」から「20」に変更されました。詳細はこちら

無料版でも、Stockに招待するメンバーの人数に制限はありませんが、使用ストレージの容量制限が1GBと少なく、ノート数も20までという制限があるので、注意が必要です。

公式サイトの料金プラン表には、Stockの各プランに適している人数の目安など、概略は示されていますが、実際の導入前には無料版で試してみる場合も含めて、説明資料を請求したり30分程度の無料のオンラインセミナーの活用がおすすめです。

説明資料やセミナーで検討した上で、実際に使って試してみることが、より確実に状況に適したツールを選択する近道になると、私は経験上確信しています。

Stockセミナー一覧 https://www.stock-app.info/seminar.html

Stock公式の説明資料

Stock公式の説明資料は秀逸です。Stockを使い始める前でも、後でも請求できます。

もちろん、説明資料のダウンロードは無料です。

Stockの本格導入を検討するなら、早い段階での資料の活用をお勧めします。

説明資料では、Stockの基本機能や実際の利用画面の説明ももちろんありますが、他のチャットやタスク管理ツールとの機能比較一覧表や活用場面の具体例料金ごとの機能などが、パワーポイントで作ったA4横置きのPDFファイル30ページ分に見やすく簡潔にまとまっています。

Stockの機能と使い方(実践)

Stockはシンプルなツールなので、面倒な初期設定なしで使い始めることができます。

ここではブラウザ版を例に、Stockの始め方や使い方を紹介します。

アカウント作成

Stockを使ってみるには、まず、Stock公式サイトの「Stockを始める(無料)」ボタンでアカウント作成から始めます。

ログイン

すでに登録済みのチームにログインするときは、メールアドレスとパスワードでログインします。

Stockは、ブラウザ版でもアプリ版でも作業後にログアウトせずに画面を閉じればログイン状態が保たれ、次回のStock開始時はログイン画面は表示されず、すぐに使い始めることができます。

メンバー

チームにメンバーを追加するには、その相手にメールなどで通知を出して招待します。

先に紹介したように、一番最初のアカウント作成のときにメンバー招待をすることもできますが、チーム作成後のメンバー追加は、Stock画面右上の「メンバー管理」から操作します。

招待メールを受け取ったら、メール内のリンクからStockにログインします。

チームに入っているメンバーは、4種類の「権限」のうちのどれかに属することになります。

Stockの「4つの権限」は、「管理者」「メンバー」「複数フォルダゲスト」「1フォルダゲスト」に分かれます。

そのうち「管理者」が最大の権限を持ち、Stockの利用プランの変更やメンバーの削除、設定したタスクの完了処理など、チーム全体の管理をすることができます。

「メンバー」は、もっとも一般的な権限です。チームを管理する権限は持ちません。

「複数フォルダゲスト」と「1フォルダゲスト」は、ビジネスプラン以上で利用できる機能です。フリープランでは使えません。

「複数フォルダゲスト」は業務委託やアルバイトの人、「1フォルダゲスト」は社外のクライアントや取引先の人などの用途での使用が想定されています。

フォルダ作成/フォルダ操作

Stockのフォルダは、画面左側に表示されます。

この例では、アカウント作成のときに作成した「Flutter勉強会」というフォルダが既に作成されています。

新しくフォルダを作成するには、「+」マークをクリックします。

フォルダの中を表示するには、まず一覧からフォルダ名をクリックします。

「マイフォルダ」を選択すると、画面中央のトップに「マイフォルダ」と表示され、その下にフォルダ内の「ノート」の一覧が並びます。

ここでは、サンプルとして作成されている「【記載例】田中部長との打ち合わせ」というノートがあることがわかります。

いずれも、クリック1回だけで表示できます。

さらにこの「フォルダ」は、「グループ」にまとめることができるので、階層的にグループ化することができます。

ノートの表示/作成/編集

「ノート」画面の下側には、編集メニューが並んでいます。

テキスト装飾

フォントサイズ、文字色、太字、イタリック、下線、取り消し線

ハイパーリンクの挿入

選択した文字列にハイパーリンクをつけます。

ノートからWebサイトなどへジャンプしたいときに使います。

リスト

箇条書きリスト、番号つきリスト、チェックリストの3種類があります。

水平線

ノートの横幅いっぱいの横線をひきます。

書式クリア

フォントサイズやカラーなどのテキスト装飾を、一度にすべて解除します。

書式をクリアしたい文字を選んで、書式クリアボタンをクリックします。

ファイル添付

Stockのファイル添付では、簡単に画像を貼り付けることができます。

jpgなど画像ファイルは画像そのものが表示されますが、エクセルなどファイル形式によって表示されない種類もあります。

内容表示がされないファイルは、ファイル名などの情報が表示されます。

テンプレート

テンプレート機能を使うと、定例ミーティングのヘッダーなど、形式の雛形を保存しておくことができます。

作成したテンプレートは、新規のノート作成直後に呼び出すことはもちろん、作成済みのノートに追加するかたちで呼び出すこともできます。

テンプレートを既存のノートに追加で読み込む場合は、タイトル部分にもテンプレートのタイトルが追加されて読み込まれます。

ノートにタグをつける

Stockのノートには、タグをつけておくことができます。

タグの追加は、ノートの上部のタグエリアでタグ文字を入力するだけです。

作成したタグはフォルダ内のノートタイトルの上に表示され、そのタグをクリックすると、そのタグのついたノートが一覧表示されます。

フォルダをまたいでノートを検索できるので便利です。

全画面表示

全画面表示ボタンでは、フォルダ表示とフォルダ内表示がなくなり、Stockの画面全体がノート表示になります。

印刷

Stockのノートは印刷することもできます。

詳細設定で余白や倍率指定ができますが、システムダイアログでもう少し詳細に設定することもできます。

編集履歴の表示

編集履歴機能は、ビジネス20プラン以上でサポートされている機能です。

ノートの過去の編集履歴を、「いつ」「誰が」「どう編集したのか」が一覧表示され、特定の時点の編集内容まで遡って戻すことができます。

ノートのURLをコピー

「URLをコピー」ボタンでは、編集中のノートのURLをキャッシュにコピーします。

ノートのフォルダ間の移動

ノートは、作成したあとでフォルダを移動することができます。

タスク管理

Stockのタスクは、ノート上部の「タスク設定」ボタンから追加すると、自動的にそのノートに紐づいたタスクになります。

全てのタスクを一覧表示するには、Stock画面の上部「タスク一覧」ボタンをクリックします。

タスク一覧の画面から「タスクを追加」でタスク追加をすると、初期設定ではノートとの紐付けはされません。

メッセージ

メッセージは、ノートの下部にある「メッセージ」から送信することができます。

Stock画面上部の「メッセージ」では、全てのメッセージが「ノートごと」「メンバーごと」などの分類ごとに表示されます。

Stockと連携できるメッセージツール

Stockのフォルダへメールする

Stockの各フォルダには、任意のメールアドレスを設定することができます。

そのメールアドレス宛にメールを送信すると、メール内容がStockのノートしてストックされます。

この機能を利用して、例えば既存のメールアドレス宛のメールを、このStockのフォルダへと転送設定しておけば、逐一メールを確認する必要がなくなります。

具体的な利用シーンとしては、チームで対応する info@xxxxx.co.jp などのお問い合わせメールを、Stockのフォルダのメールアドレスへと転送するように設定しておくと便利です。

「転送されてきたノートにタスクを設定する」という工程で活用すれば、対応漏れをなくすことに役立てることができます。

Slackとの連携

Stockは、チャットツールのSlackと連携させることができます。

Stock公式サイトの説明はこちら
https://www.stock-app.info/slacktostock.html

Stock公式サイトのSlackに関するFAQはこちら
https://www.stock-app.info/faq/150.html

Slackからノートへ

連携してできることの1つ目は、「SlackからStockへストックする」です。

SlackからStockへストックする」には、Slackのメッセージから「この発言をストックする」というメニュー項目を選択し、ストック先のStockフォルダを指定し、タイトル名を入力後「ストックする」ボタンをクリックすると、Stockのノートとして保存されます。

Slackの画面には、「ノート『〜〜〜〜』を作成しました」というメッセージが表示されます。

Stockからチャットへ

これとは逆の「StockからSlackへ通知を送信する」には、特別な操作は必要ありません

Slackとの連携設定がされていれば、StockのメッセージがリアルタイムでSlackにも通知されます。

アカウントに関する設定

Stockに登録したユーザー名やパスワードなどアカウントに関する内容は、後から変更することができます。

メールへの通知設定や、画面表示に関することも設定できます。

Stockの画面右上「設定」のハンバーガーメニューから、ユーザー名をクリックします。

チームに関する設定

Stockの画面右上「設定」のハンバーガーメニューの「各種設定の変更」では、チーム全体に関する設定ができます。

管理者権限では、全ての設定項目の変更ができます。

フォルダの削除や、使っているタグの整理をすることもできます。

CSV形式(Excelなど)でデータを入力し、一括してStockへインポートすることもできます。

上位プランでは、StockからCSV形式にエクスポートすることもできますが、

フォルダにメールアドレスを設定すると、受信メールを直接ノートにストックすることができます。

「所属部署管理」と「シングルサインオン」も、このメニュー内から操作できますが、どちらも上位プランのみで利用できる機能です。

Stockの「よくある質問」

Stockは、マニュアルで調べなくても簡単に操作することができますが、「こんなときはどうするの?」という疑問が湧いたときには、「よくある質問」のWebページが便利です。

よくある質問」では、

  1. Stockの概要
  2. 申込・契約・解約
  3. 利用開始にあたって
  4. 使い方
  5. 利用環境
  6. その他
    という項目で、説明がされています。

この解説ページは、Stcokの画面右上の「設定」メニューの「よくある質問」からもリンクされているので、Stockの使用中でも簡単に見ることができます。

株式会社Stockはどんな会社

Stockは、株式会社Stockという会社が開発しているツールです。

代表取締役社長は、澤村大輔さん。設立は2014年4月1日。

事業内容はズバリ「情報共有ツール『Stock』の運営」。

最近の会社の動向として目を引くのは、なんといっても2020年9月に実施した1億円の資金調達です。

株式会社Stockは設立当初、社名を「株式会社リンクライブ」としていましたが、この資金調達に合わせて、現在の「株式会社Stock」に社名変更がされています。

この資金調達の時点で、Stockはローンチから2年3ヶ月ほど経っていたということですが、それまでのあいだ広告費はゼロで積極的なマーケティングはしていないにもかかわらず、ユーザーがユーザーを呼び込む口コミによって、Stockを導入した企業は50,000社を突破(2021年3月末には60,000社超)するまでに、成長しています。

しかも、正式版より以前のβ運用中は無料。

では、その無料の期間の運用資金はというと、当時のリンクライブ(現在の株式会社Stock)が初めて開発した「鬼ツッコミ」という、ECサイトを利用するユーザーの不満を一覧化するアプリが黒字化していた、ということが背景にあるとのこと。

このあたりの事情は、BRIDGE(「起業家と投資家を繋ぐ」をコンセプトとしたテクノロジー系ニュース配信サイト)Tech Crunch(スタートアップ企業の紹介や業界ニュースを扱うテクノロジーメディア)で、澤村社長への取材記事が残っています。

公式サイト https://www.stock-app.info/

またnoteでは、「Stock創業ストーリー」と題して、澤村社長による会社設立当初のエピソードも公開されいて、興味深く読めます。

note:澤村 大輔 @情報共有ツール「Stock」代表
https://note.com/stock_sawa/magazines

会社情報 http://www.stock-inc.co.jp/
Stockブログ https://www.stock-app.info/blog

  

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