情報共有ツール[Stock]の使い方:ノート/チャット/タスク管理

stockはチームの情報を最も簡単に残せるツール 時間術/仕事術

Stock(ストック)という情報共有ツールを知っているだろうか。

このStockが使い方も簡単な上に、なかなか秀逸で気に入ってしまったので、その概要を紹介します。

わざわざ紹介するなら、このStockはよほどの多機能かといえば、そんなことはありません。

はっきり言って、できることは多くないです。機能はごくシンプル

その理由は、Stockが「パソコン操作が苦手なITリテラシがそれほど高くない方たちでも、使い方の説明なしに利用できる」ことに主眼を置いているから。

そのシンプルな機能と操作性が、情報共有におけるストレスを最大限に取り除いてくれているのです。

最近では、その使い勝手の良さとコミュニケーション効果に、じわじわと評判が上がり、注目されている管理ツールです。

  

Stockでできること:情報のストック/チャット/タスク管理

Stockにあるのは「ノート」「メッセージ」「タスク」、そして使う人である「メンバー」。

  • ノート: 文字や画像で情報をストックして、チームのメンバー内で閲覧する
  • メッセージ: チームメンバーでチャットする
  • タスク: メンバーにタスクを割り振って納期管理する

これらの要素がきっちりと紐づいて、事象を縦に見るだけじゃなくて、横切りにしたり特定のポイントで見ることで、チームの情報を蓄積できるようになっています。

複数の案件に、複数のメンバーが複雑に絡んで業務を進める制作現場でも、このStockなら情報共有のストレスが確実に減ると思うんです。

いや、実際、私はStockを使ってみて、ストレスがかなり減りました。

同僚たちがいつも隣りにいる環境で仕事をしているのなら、なんとなく漏れ聞こえてきた会話から状況を把握することもあるかもしれません。

でも、最近増えているテレワークではそうはいきません。今の私は、完全にテレワークです。
だから、情報は、何かしらのツールを使って伝達しなければならないのです。

このStockを使ってみて「現代の共同作業の情報の可視化って、こういうことなんじゃないだろうか」って、マジで思います。

人間の頭の中の情報のストックや処理の「感覚」が、このStockに体現されているような、そんな気がします。

Stockを使ったら、もう今までのチャットには戻れません。
チャットでは、書き込んだ情報がどんどん流れて行ってしまって、あとから探すのに時間がかかりすぎるし、どこにあるのかさえ分からなくなるんです。

なんで今まで、こういうシンプルツールがなかったのかな…

もし、情報共有だけじゃなくて、ガントチャートとかカンバンとか、そういう機能のあるかっちりしたタスク管理ツールを探しているのなら、これ以降は読まずにBacklogというプロジェクト管理ツールを参考にしてみてください。
こちらも、Stock同様に日本語サポートのある、人に優しい管理ツールです。

Stockの使い方:ノート / タスク / メッセージ / メンバー

Stock情報共有の流れは、おおよそ次のような内容を行ったり来たりしながら進めます。

  1. 案件が発生したら「フォルダ」を作成し、その中に「ノート」を作って、書き込む。
    (公式サイト:新規フォルダを作成する
  2. 「フォルダ」単位で、メンバーを追加する。
  3. ノートを見ながら、メッセージでやりとりする。
  4. タスクをメンバーに割り当てる。(公式サイト:ノートにタスクを設定する

Stockの使い方の基本は、この4つだけ。

Stockの出発点はいつも「ノート」です。
チャットとの大きな違いは、まず、この出発点。

  • チャットは、「メンバー」がいるところへ、出来事やタスクを投げて色々と会話する。
  • Stockは、「ノート」に出来事やタスクを書き起こして、「メンバー」が見にくる。

そして「ノート」を見ながら「メンバー」と「メッセージ」のやりとりをして、「タスク」を割当てていきます。

その結果、「ノート」「タスク」「メンバー」を紐づけながら情報共有していくことができるのです。

タスクは、「ノート」単位で見ることもできるし、「メンバー一覧」で、どんな納期のタスクを誰がどれくらい持っているのかを見ることができます。

公式サイト:よくある質問:Stockの使い方(⇦画面中程までスクロールして下さい)

「タスク」は、「ノート」に紐づけせずにメンバーに割り振ることもできます。

利用シーン:定例ミーティングもブレストも顧客情報も

Stockは企業でも大学でも使われている

利用シーンは、記録しておく必要のあることなら、どんなことでも書き込んでStockできます。
だって、「ノート」ですから。

  • 定例会議の議事録
  • クライアントとの打ち合わせ
  • ブレインストーミング
  • 商品情報
  • オフィス機器の操作マニュアル
  • 人事・総務案件の通達
  • 日報・出退勤記録

会議など、きちんと記録を残しておきたいことは、最も活用頻度が高い場面です。

そのほか例えば、クライアントの商品情報などは、担当メンバーが同じレベルで把握しておきたいものです。

日々、顧客の商品を研究して調べて、情報を積み重ねながら業務を進めていかなければならないとき、どうやって、その都度その情報をメンバー全員に周知させればよいのか、悩むところです。

また、プロジェクトの途中から入ってきたメンバーに、これまでの経緯を把握してもらう場合も、情報伝達に多くの労力を費やしてしまうようでは、生産性が悪すぎます。

Stockの「ノート」なら、ちょっとした疑問気付きから大きな発見まで、どんどん書き込んでおくのにちょうど良いのです。

メンバーは、ノートを見れば、すでに誰かが解決していることで悩んだり、重複して調べたりすることがなくなります。

知識・情報を、チーム全体で積み重ねて行ける、これぞ情報共有ツール」というのが、このStockを使ってみた私の実感です。

ところで、作成した「ノート」は、いつも全てが無条件に公開されてしまうわけではありません。
自分だけのマイフォルダを使えば、自分のメモとしても活用できます。

Stockは、企業だけではなくて、大学のゼミなど学生の学習の場でも使われているようです。

とてもシンプルなツールなので、どんな場面にもフィットするもっとも基本的な要素を持ったツールという証しなのだと思います。

Stockには、コロナウイルス対策無料アカデミックプランというのもあります。

スマホアプリ・PC版アプリで利便性は格段に上がる

Stockには、WEBブラウザで使うだけでなくアプリも用意されています。

iPhoneでもAndroidでも、外出先から手軽にアクセスできます。
今年2月には、デスクトップアプリも登場し、機能面も頻繁に改良がされています。

「ノート」は「フォルダ」に分けておく

なんでもかんでも書き込んで、あとで見るべき「ノート」を探し出せるの?
と、不安になるかもしれません。

ご安心を。

先にも書きましたが、「ノート」は、「フォルダ」に分けておくことができます。

Stockでは「ノート」が中心となって情報共有をしていきますが、実は「ノート」をまとめる「フォルダ」の役割はとても重要です。

メッセージのやりとりも、この「フォルダ」単位にメンバーを追加してチャットしますから、ある案件が発生したらまずは「フォルダ」を作成してその中に「ノート」を作っていきます。

さらにこの「フォルダ」は、「グループ」にまとめることができるので、階層的にグループ化することができます。

いつも使う書式は「テンプレート」を作成

定例会議の議事録などは、ヘッダー部分や見出しなど決まった形式で作成することが多いです。

そういうときは、定型の雛形をテンプレートとして予め作成しておくことができます。

「ノート」を書き始めるときに、テンプレートから必要なボタンをポチッとすれば、すぐに本題を書き始めることができます。

Stockの使い方は簡単! 直感的にすぐ使える

Stockは、IT機器に慣れていない人でも、簡単に使い始めることができます。

多機能な製品なら、おそらくは利用説明会を開いたり、利用マニュアルの冊子を読んで「ふむふむ…」と時間をかけて使いこなす必要があるでしょう。

でもStockなら特別な説明なしでも、とりあえずURLにログインさえすれば使い始めることができます。(デスクトップアプリをインストールした利用方法もあります)

なぜなら、一番初めのスタート時には、わかりやすいコメントが誘導してくれますし、その後も、画面上には「ノート」や「フォルダ」といった普段から馴染みのあるものが並んでいるのですから。

また、Stock日本の企業が作ったシステムということもあって、海外製品特有の妙な和訳に違和感を感じることもありません。

それに…
ちょっと気取った(?)外国の雰囲気の画面になんとなく怖気ずく(??)こともないというのも、いろいろな企業や学校で、世代を問わずStockが使われ馴染んでいる要因のひとつなのかもしれません。

無料プランでも十分使える

Stock(ストック)にはいくつかの利用プランが用意されていますが、まずは、無料版で試すことができます。

下記はStockの利用プランの一部です。
(画面は2021.3.9現在https://www.stock-app.info/pricing.htmlより一部切り抜き)

2021年3月3日に、フリープランで作成できるノート数が「40」から「20」に変更されました。詳細はこちら

無料版でも、Stockに招待するメンバーの人数に制限はありませんが、ファイルの容量制限とノート数の制限はあるので、注意が必要です。

Stockをはじめよう

一番はじめに必要な項目を設定しながら、Stockにログインします。

直感的に操作して使い始めることができます。

一度チームに入ってしまえば、あとの使い方は難しいことはありません。

公式サイト:メールでメンバー招待する方法

わかりやすい説明資料

Stock公式の説明資料もあります。

資料請求するには、メールアドレスや企業名を入力しなければならないので、なんとなく敬遠されがちなのかもしれません。

しつこく営業されちゃったら面倒くさいな、なんて考えてしまいますから。
でも、私の経験では、そんなことはありませんでした。

もちろんDMは皆無ではありません。
「Stock個別相談会のご案内」というメールを貰いましたが、1度だけだったように思います。

だけど、「もしご迷惑でなければ、是非こちらの『Stock個別相談会』をご案内させて頂ければと存じますが、いかがでございましょうか?」なんていう、控えめなメールの文面に、なんとなくStockの柔らかさが現れているようで、ほっこり気分になってしまいました。

Stockの説明資料は、Stockを使い始める前でも後でも請求できます。

もちろん、資料のダウンロードは無料です。

Stockの本格導入を検討するなら、説明資料の活用をお勧めします。

資料では、Stockの基本機能や実際の利用画面の説明ももちろんありますが、他のチャットやタスク管理ツールとの機能比較一覧表や活用場面の具体例料金ごとの機能などが、パワーポイントで作ったA4横置きのPDFファイル30ページ分に見やすく簡潔にまとまっています。

Stock公式ブログでアップデート情報をチェック

Stockの公式ブログでも情報を発信中です。
アップデートの情報も見られます。

Stockでは、外部データのインポートもできるようになりました。

インポート用のCSVフォーマットが用意されているので、まずはそのフォーマットをStockからダウンロードし、Excel等で入力したら、そのデータをアップロードすることで内容がStockに取り込まれます。

⬇︎クリックすると、公式ブログの説明へジャンプします

Twitterでも情報発信中

↓こちらは、Stockの澤村社長さんのTwitterです。

Stockのオンラインセミナー

Stockでは、オンラインセミナーを、不定期でZoom配信しています。

完全無料で、誰でも視聴できるようですので、導入を検討している方は申し込んでみてはどうでしょうか。

次回開催は、2021年3月30日(火)12:00〜12:30
Stockの魅力と機能が30分でわかる! Stockの概要紹介セミナー

Stockの概要、基本機能、利用プランや料金のほか、効果的な活用方法についての紹介もあります。

お昼休みの30分間なので、ランチを食べながらでも聞けますね。

  

情報共有のStock/プロジェクト管理のBacklog

私は、仕事内容によって、Stockとその他の管理ツールとを使い分けて活用しています。

営業や客先などとの情報共有がメインとなるチームでは、Stockを使いますが、システム構築のプロジェクト開発などのチームではBacklogを使っています。

Backlogは、ガントチャートやカンバンボードなどが使えるプロジェクト管理ツールです。
特に、エンジニアにはお勧めです。

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